Nếu team bạn chưa có One on One, you are missing out!

Trong High Output Management, Andy Grove giới thiệu tới độc giả của mình One on One. Một dạng meeting định kỳ khi nhân viên dành thời gian ngồi nói chuyện trực tiếp với cấp trên của mình. Và từ đó tới nay, One on One trở thành một technique được sử dụng rộng rãi trong và ngoài Silicon Valley.

Cũng như hàng trăm học trò của Andy Grove, Zim cũng đang sử dụng One on One trong team của mình.

Zim viết bài này với mục đích tổng hợp lại những cách thực hành tốt nhất để hàng ngày có cơ sở để tra cứu lại. Đồng thời cũng là một nơi để cho các bạn cùng team đọc, hiểu hơn lý do mình sử dụng One on One, và giúp Zim tiến bộ hơn trong những buổi One on One của mình.

Vậy One on One là gì?

One on One là buổi meeting định kỳ giữa một bạn nhân viên (subordinate) với cấp trên trực tiếp của mình (supervisor).

Mục tiêu của One on One là cùng nhau học hỏi (mutual learning) và trao đổi thông tin (exchange of information).

Khi bàn luận về một vấn đề hay tình huống nhất định, cấp trên dạy nhân viên các kỹ năng và know-how của mình. Đồng thời, bạn nhân viên chia sẻ với cấp trên những việc mình đang làm và những lo lắng của bản thân nếu có.

Những thông tin và learning từ các buổi One on One sẽ rất hữu ích khi nhà quản lý muốn đưa ra những quyết định tốt nhất cho công ty của mình.

Không những thế, One on One giúp cả team hiểu rõ về mong đợi (expectation) của nhau. Cũng như đồng bộ hoá cách làm việc và xử lý các tình huống. Và chi khi đó, những công việc được giao (delegation) mới đạt được hiệu quả như mong muốn.

Về cơ bản, One on One giúp:
Những ý tưởng tốt nhất, những trở ngại lớn nhất và những vấn đề nghiêm trọng nhất trong cuộc sống của nhân viên tìm tới được những người có thể giải quyết chúng (cấp trên và cấp trên nữa).

Nội dung của buổi One on One có những gì?

One on One nên là meeting do bạn nhân viên chủ trì. Điều này có nghĩa là cấp dưới sẽ là người chuẩn bị những điều sẽ được bàn trong meeting (agenda), cũng như là người quyết định nhịp độ của One on One.

Lý do cho điều này rất đơn giản. Khi chuẩn bị outline của One on One, bạn nhân viên sẽ phải nghĩ trước tất cả những vấn đề và lo lắng mà mình muốn nêu lên trong buổi nói chuyện.

Đồng thời, thay vì một manager phải chuẩn bị cho 5 buổi One on One, mỗi bạn cấp dưới sẽ tự chuẩn bị cho One on One của mình.

Thông thường, một buổi One on One sẽ đề cập tới:
1. Hiệu suất làm việc và chỉ số mà bạn nhân viên sử dụng để đo lường KPI của mình (eg. số lượng order, production output, etc.). Đặc biệt nên tập trung vào những chỉ số có dấu hiệu không tốt.
2. Bao gồm tất cả những thứ xảy ra tính từ buổi One on One trước. Có thể là những vấn đề tuyển dụng, vấn đề về con người, những kế hoạch cho tương lai, etc. Và rất quan trọng: những vấn đề tiềm ẩn (potential problems).

Zim đặc biệt thích câu hỏi về potential problems. Cho dù có thể chỉ là trực giác của bạn nhân viên, việc nhắc tới khả năng xảy ra những vấn đề này sẽ giúp nhà quản lý phát hiện ra những điểm mù của bản thân. Giúp giải quyết sớm những vấn đề, mà nếu không xử lý, có thể gây ảnh hưởng lớn tới công ty.

Trong One on One, cấp trên sẽ làm gì?

Vì đây là meeting của bạn nhân viên, nhà quản lý chỉ nên nói 10% và dành 90% thời gian còn lại để lắng nghe.

Nhiệm vụ của họ trong One on One là thu thập thông tin (to learn) và huấn luyện (to coach). Giúp cấp dưới của mình chia sẻ những thứ đang xảy ra và những điều đang làm họ lo lắng.

Andy Grove khuyên các nhà quản lý luôn “Ask one more question!”. Điều này sẽ giúp duy trì dòng suy nghĩ, cho tới khi cả 2 cảm thấy đã tới được cốt lõi của vấn đề.

Nên One on One bao lâu một lần?

Theo Andy Grove, tần suất One on One sẽ phụ thuộc vào kinh nghiệm của bạn nhân viên với công việc đang phải thực hiện.

Như vậy, One on One nên được tổ chức thường xuyên với nhân viên chưa có kinh nghiệm với việc đang được giao (i.e. mỗi tuần 1 lần), và ít hơn với những người đã có kinh nghiệm trong việc đang làm (i.e. 4-6 tuần 1 lần).

Độ dài của một One on One?

Ít nhất 1 tiếng. Andy Grove nói rằng, theo kinh nghiệm của ông, những One on One ngắn hơn 1 tiếng thường làm nhân viên chọn những vấn đề đơn giản, có thể xử lý nhanh chóng.

One on One ở đâu?

Tốt nhất là tại nơi bạn nhân viên làm việc hoặc ở đâu gần đó. Qua việc quan sát nơi làm việc của nhân viên, cấp trên có thể phần nào biết được nhân viên của mình tiếp cận công việc như thế nào. Có tổ chức không, hay lúc nào cũng phải dành nhiều thời gian đi tìm tài liệu. Có dễ bị mất tập trung không?

Các tip để One on One hiệu quả — từ Andy Grove

  1. Mỗi người nên có một bản copy của outline và take note trên đó. Việc take note (cho dù bạn có thể không xem lại) giúp tránh phân tâm cũng như để xử lý những thông tin một cách dễ dàng hơn.
  2. Chủ meeting (bạn nhân viên) nên gửi outline trước cuộc họp. Việc này tạo cơ hội để 2 người cùng đánh giá và có thể cancel meeting nếu không có gì khẩn cấp.
  3. Khuyến khích những cuộc trò chuyện heart-to-heart, về những vấn đề trong công việc và cuộc sống. Bạn nhân viên có hài lòng với performance của mình không? Có đang hoài nghi về career path của mình không?

Cấp trên nên dành một khoảng thời gian đủ dài cho những chủ đề này. Thay vì chỉ nhắc tới trong 5 phút cuối buổi One on One.

  1. Nên schedule buổi One on One tiếp theo ngay khi buổi One one One hiện tại kết thúc.

Những câu hỏi hay cho One on One

Trong The Hard Thing About Hard Things (a MUST read!), Ben Horowitz chia sẻ với độc giả của mình những câu hỏi mà Ben thấy có ích trong các buổi One on One của mình. Zim sẽ note lại ở bên dưới nhé.

  • If we could improve in any way, how would we do it?
    Nếu có thể cải thiện công ty bằng bất kỳ cách nào, chúng ta nên làm gì?
  • What’s the number-one problem with our organization? Why?
    Vấn đề lớn nhất mà chúng ta đang gặp phải là gì? Vì sao?
  • What’s not fun about working here?
    Bạn không thích gì khi làm việc ở đây?
  • Who is really kicking ass in the company? Whom do you admire?
    Ai là người bạn ngưỡng mộ nhất công ty? Ai đang ‘toả sáng’ trong công việc của mình?
  • If you were me, what changes would you make?
    Nếu bạn là tôi, bạn sẽ thay đổi những gì?
  • What don’t you like about the product?
    Bạn không thích điều gì ở sản phẩm của chúng ta?
  • What’s the biggest opportunity that we’re missing out on?
    Cơ hội lớn nhất mà chúng ta đang bỏ lỡ là gì?
  • What are we not doing that we should be doing?
    Điều gì nên được làm, mà chúng ta chưa làm?
  • Are you happy working here?
    Bạn có vui khi làm việc ở đây không?

Conclusion

Với Zim, One on One là một công cụ thật sự hữu ích để hiểu và gắn kết với đồng đội của mình hơn. Đồng thời luôn được cập nhật những gì đang xảy ra và những vấn đề tiềm ẩn, mà không micromanage.

Hy vọng bạn thích những bài viết về business như thế này. Hẹn cả nhà tuần sau!
Take it easy.
Zim


References
Nếu tôi có nhìn được xa hơn, thì cũng nhờ đứng trên vai của những người khổng lồ.

Andrew S. Grove — High Output Management
Ben Horowitz — The Hard Thing About Hard Things: Building a Business When There Are No Easy Answers

Andy Grove (1936-2016) là cựu president, CEO, chairman của Intel, tác giả của nhiều best sellers như High Output Management và Only The Paranoid Survive.

Ben Horowitz hiện là cofounder và general partner của quỹ đầu tư mạo hiểm Andreesen Horowitz. Trước đó Ben làm cofounder và CEO của Opsware, được Hewlett-Packard (HP) mua lại năm 2007 với giá $1.6B

Động Lực Của Con Người (Pt.1)

Trong series gồm 3 phần này, tôi sẽ breakdown 5 động lực cơ bản nhất hình thành hành vi của khách hàng. Let’s dive in.

Ý nghĩa của cuộc sống là gì?

Về cơ bản, ‘Cuộc sống trên Trái Đất’ chỉ xoay quanh một mục tiêu duy nhất: Sự sống còn của Gene.

Điều này gồm 2 phần: giữ được cho chủ thể (host) của gene khoẻ mạnh, an toàn và tìm được 1 đối tác để sinh sản (reproduce), duy trì gene từ thế hệ này qua thế hệ khác.

Strong & healthy tôm

Đối với gene thì khá là đơn giản, nhưng đối với chủ thể của gene thì mọi thứ hơi căng thẳng hơn một tí.

Và từ hàng triệu năm nay, động vật sống sót nhờ não nguyên thuỷ. Ở đây, tôi tạm gọi là con Tối Cổ. 

Tối Cổ không biết gì nhiều ngoài những thứ Mẹ Tự Nhiên đã dạy nó, cùng với nhiệm vụ cơ bản:

 •  giữ cho chủ thể khoẻ mạnh;

 •  tránh xa nguy hiểm; và 

 •  tìm được bạn đời để reproduce (sinh sản, duy trì gene).

Tối Cổ sử dụng bảng điều khiển để điều chỉnh trạng thái, qua đó điều khiển động lực của chủ thể.

Và tất cả động vật đều hoạt động dưới bàn tay của Tối Cổ và chiếc remote của nó..

Nhưng khoảng 70000 năm trước, có một loài động vật thử sử dụng một cơ chế sinh tồn mới có tên gọi là High Intelligence (Trí tuệ cao). Và loài động vật này, you guessed it, là con người.

Trước giờ chưa có loài nào sử dụng defense mechanism này vì high intelligence sử dụng rất nhiều năng lượng. (Hazana Herculano-Houzel có một Ted Talk rất hay về bộ não con người và việc tại sao nấu ăn là điều giúp chúng ta có thể duy trì được lượng nơ ron thần kinh khủng khiếp này)

Từ đó, khác với các động vật khác, con người xuất hiện thêm một bộ não thứ 2 – Trí Tuệ (tư duy, dự đoán etc.). Tôi tạm gọi là.. anh Trí.

Mối quan hệ giữa anh Trí và Tối Cổ như là chủ và con pet gấu vậy. Con pet này chỉ cần được ăn uống no đủ và không bị quạu thì mọi thứ sẽ yên bình.

Còn không, Tối Cổ sẽ đốt khói mịt mù. Chiếm lấy quyền kiểm soát của anh Trí. Chủ thể mất kiểm soát, hay chúng ta hay gọi trạng thái này là fight or flight.

Mọi hành vi của chúng ta đều xuất phát từ sự giằng co giữa anh Trí và Tối Cổ.

Feynman nói: “Nature uses only the longest threads to weave her tapestry.” (“Thiên nhiên luôn sử dụng những sợi chỉ dài nhất để dệt tấm thảm cuộc sống.”)

Chúng ta chỉ cần hiểu một số principles (nguyên tắc) cơ bản là có thể giải thích được mọi thứ quanh mình.

Những người thành công đều biết rằng, thị trường sẽ thưởng công xứng đáng cho những người có những đánh giá và quyết định tốt nhất. Và việc hiểu được những nguyên tắc cơ bản này là vũ khí bí mật của họ.

Chúng ta cùng khám phá nhé.

Part 1
Control & certainty
Costly Signalling

Part 2
Comparative
Subconscious Hacking
Psychophysics

Part 3
Summary và cách áp dụng những principles này trong công việc.

I. Tối Cổ luôn thích control (kiểm soát) và certainty (sự chắc chắn)

“look at those juicy berries”

Mặc dù nhìn ngon lành và bổ dưỡng, Tèo biết là khi leo lên hái, rất có thể sẽ ngã chết luôn. 

Giả sử xác suất ngã là 1 trong 100 lần (1%).

Dù xác suất rất thấp, nhưng nếu cứ tiếp xúc với nhiều rủi ro như thế này, tầm 1 năm là Tèo ra khỏi gene pool mất.

Vậy nên, để tránh cho chủ thể Tèo… tèo, Tối Cổ sẽ chiếm lấy quyền kiểm soát, và làm cho xác suất nguy hiểm trông như thế này.

Cùng theo đó là một loạt các tín hiệu cảm xúc khác như ‘run cầm cập sợ độ cao’ được phát ra để ngăn việc chủ thể của gene tham gia vào những hoạt động có thể chết người.

Tất cả chúng ta đều sợ mất mát, và thích những cái gì đó an toàn.

Rất nhiều lý thuyết nổi bật trong tâm lý đều thuộc Need for Control and Fear of Loss.

•  Prioritise certainty: luôn ưu tiên sự an toàn (safety and security) – khách hàng thường quay lại sử dụng brand mà mình đã dùng rồi, tôi thường ăn đi ăn lại ở những quán mình đã từng ăn trước đây, etc.

•  Định giá quá cao (overvalue) những thứ mình sở hữu (hay gọi là Endowment effect). Một hành động nhỏ làm cho khách hàng cảm thấy họ đã là chủ của món hàng (cầm, nắm, mặc thử đồ, hay nghe người bán hàng hỏi về bạn sẽ trang trí ngôi nhà của mình như thế nào) có thể là yếu tố quyết định giữa việc bán được hàng hay không.

•  Loss Aversion: muốn tránh mất mát bằng mọi giá. Thay vì tặng voucher giảm 1 triệu, brand có thể reframe (thay đổi cách trình bày) lại thành ‘tài khoản của bạn hiện có 1.000.000đ và sẽ biến mất trong 30 ngày nếu không sử dụng’.

•  Social Copying: đã có nhiều người sử dụng sản phẩm này, it must be good and safe to use.

Lựa chọn ‘tốt nhất’ (đôi khi) không bằng lựa chọn ‘không tệ nhất’

Satisficing, đặt ra bởi Herbert Simon, kết hợp giữa ‘satisfy’ (thoả mãn) và ‘suffice’ (đủ). 

Tôi tạm gọi là ‘vừa đủ tốt’

Vì sống môi trường xung quanh nhiều ẩn số (uncertainty), Tối Cổ sẽ ưu tiên những sự lựa chọn mà nó biết rõ là an toàn, như việc chọn ăn đồ ăn ít ngon hơn việc phải trèo vách đá.

Giả sử Tèo (của thế kỷ 21) đang chọn giữa 2 cái tivi đều tương đồng về kích cỡ và chất lượng hình ảnh. Một là của Samsung, cái còn lại là của một brand Tèo chưa nghe tên bao giờ (let’s call it Xiao Me) – và rẻ hơn khoảng 4 triệu.

Cùng nhìn ví dụ này qua lăng kính Satisficing nhé.

Theo kinh tế học, Xiao Me là lựa chọn tốt nhất vì rẻ hơn lựa chọn Samsung y hệt còn lại. Tuy nhiên, Tèo chọn Samsung thay vì Xiao Mee không phải vì tivi của Samsung tốt hơn, mà là vì Tèo chắc chắn Samsung là lựa chọn an toàn. (Tivi không tự nhiên hỏng, nhiễu liên tục, etc.)

Chúng ta cũng phải hiểu thêm một điều nữa là Tèo không đưa ra quyết định này một cách có ý thức. Chúng ta thường nghĩ rằng mình đang so sánh và đánh giá các tiêu chí khác nhau, nhưng đây chỉ là những tính toán mà anh Trí có thể hiểu (make sense) được.

Khách hàng thường sẵn sàng trả (rất nhiều) tiền để loại bỏ sự không chắc chắn (uncertainty).

Ideally, chúng ta đều muốn mua chiếc tivi tốt nhất, nhưng thực ra, tránh mua phải một cái tv ‘dễ hỏng’ quan trọng hơn nhiều. 

OK.. Tèo.

Mặc dù tên thương hiệu hiếm khi đảm bảo đây là sản phẩm tốt nhất bạn có thể mua, nhưng nói chung, brand name như Samsung vẫn là một chỉ số đáng tin cậy rằng sản phẩm sẽ không quá tệ.

Samsung đã dành nhiều công sức xây dựng uy tín và ra tín hiệu cho khách hàng về độ ổn định của sản phẩm của mình.

Doanh nghiệp càng có nhiều ‘vốn’ uy tín (reputational capital) để mất, thì ta càng tin tưởng vào việc kiểm soát chất lượng của họ.

Và cùng với Samsung, chúng ta cùng tới, trong ý kiến của tôi, một trong những principles quan trọng nhất của tâm lý học hành vi: COSTLY SIGNALLING (tín hiệu tốn kém)

II. COSTLY SIGNALLING – tín hiệu tốn kém 

Để duy trì cho gene bất tử, chủ thể không những survive (sống sót) mà còn phải tìm đối tác phù hợp để reproduce (sinh sản) nữa

Tất cả các sinh vật giao tiếp (communicate) những giá trị của mình bằng cách ‘ra tín hiệu’ (signalling).

‘Khả năng sống sót của tôi cao tới mức có thể phí phạm (waste) năng lượng và tài nguyên vào những thứ như màu sắc sặc sỡ và kích cỡ cơ thể.’

Ngược lại, hoa quả (muốn được động vật ăn) và hoa (muốn thu hút côn trùng) có hình dáng, màu sắc dễ nhận biết để khuyến khích khách hàng của mình quay lại nhiều lần (repeat visits).

If you think about it, hoa thực ra là cây cỏ dại với nhiều marketing budget.

Quay lại tới con người, chúng ta sử dụng các tín hiệu để giao tiếp những qualities mà xã hội nói chung hoặc bày đàn (của bạn) đánh giá là quan trọng. 

Những phẩm chất này có thể là tiền, quyền lực, vẻ đẹp, khả năng sáng tạo, độ nổi tiếng, hành động lãng mạn, trí thông minh,…

Con người làm tất cả những điều này để (1) tăng khả năng sống sốt trong bày: người alpha chứng tỏ vị thế và những người beta chứng tỏ mình có ích cho alpha; và (2) tăng khả năng tìm được bạn đời phù hợp.

Chúng ta sẽ không gửi email để mời bạn tới dự đám cưới của mình, mà sẽ là gửi thiệp được design và in một cách cẩn thận, tỉ mỉ. 

Email truyền tải thông tin, nhưng độ tốn kém (tiền bạc hoặc sự sáng tạo) truyền tải ý nghĩa (trong trường hợp này là ‘bạn rất quan trọng đối với tôi’).

Ý nghĩa (meaning) được truyền đạt qua những việc ta làm không nhằm mục đích tư lợi ngắn hạn (short-term self-interest), mà là qua những chi phí mà ta đã bỏ ra và qua những rủi ro mà ta chấp nhận.

Tản mạn thêm một chút về Costly Signalling trong business – Continuity Probability Signalling

Continuity Probability Signalling – tín hiệu mong muốn khách hàng tiếp tục quay lại (hoặc 2 đối tác tiếp tục làm việc với nhau, hoặc 2 nhà thông gia tiếp tục mối quan hệ lâu dài).

Ciao Bella là một địa điểm hẹn hò yêu thích của tôi. Ngoài không gian ấm cúng và đồ ăn ngon, Ciao Bella luôn biết làm thực khách của mình cảm thấy đặc biệt.

Khi vừa ngồi xuống, bạn sẽ được chào đón bằng một ly prosecco. Và sau khi thưởng thức đồ ăn tới… ‘díp cả mắt’ lại, các bạn nhân viên sẽ đem ra những shot limoncello để kết thúc bữa ăn.

Nhìn từ góc độ kinh tế học đơn giản và ngắn hạn (short-term), việc Ciao Bella phục vụ rượu miễn phí không có ý nghĩa một chút nào.

Tuy nhiên, trên phương diện signalling, đây là tín hiệu rằng nhà hàng muốn bạn quay trở lại lần sau. Ciao Bella đang hành động trên long-term interest (cơ sở tư lợi lâu dài), chứ không phải mục đích ngắn hạn.

Một công ty sẵn sàng dành thời gian hỏi thăm sau khi bạn đã mua sản phẩm để đảm bảo rằng bạn không thất vọng có thể sẽ đáng tin cậy và tử tế hơn là một công ty ‘bơ’ ngay sau khi bạn trả tiền.

Một điểm lạ lùng nữa: nếu khách hàng gặp vấn đề và brand giải quyết vấn đề đó một cách thoả đáng, khách hàng đó sẽ trở nên trung thành hơn, so với trường hợp không gặp vấn đề ngay từ đầu.

Bằng việc tự bỏ chi phí để giải quyết vấn đề cho bạn, brand ra tín hiệu rằng họ coi trọng bạn và muốn tiếp tục mối quan hệ này trong tương lai.

Sử dụng Signalling như một công cụ trong Decision Making của team

Đối với tôi, “trải nghiệm khách hàng tuyệt vời” là một khái niệm rất mơ hồ, khó có thể truyền đạt được lại cho team. Mà good execution sẽ xuất phát từ việc có định hướng và yêu cầu rõ ràng.

Chúng ta có thể đặt ‘tín hiệu tốn kém’ ở đâu trong customer journey của mình?

Tôi muốn chia sẻ một góc nhìn khác. Một góc nhìn ‘thực dụng’ khi xây dựng trải nghiệm khách hàng.

Chúng ta có thể đặt ‘tín hiệu tốn kém’ ở đâu trong trải nghiệm để ra hiệu tới họ rằng: “chúng tôi muốn bạn quay lại và sử dụng tiếp sản phẩm, dịch vụ của mình.”

Để tạm kết ở đây, cùng tôi hãy thử nhìn qua lăng kính của Signalling. 

•  Sản phẩm, dịch vụ và trải nghiệm của công ty bạn hiện đang signal điều gì tới khách hàng của mình? 

•  Bạn muốn signal gì tới khách hàng của mình? 

•  Khách hàng của bạn (ý thức hoặc trong tiềm thức) muốn signal điều gì tới người xung quanh, tới chính bản thân họ?

Hẹn bạn ở phần 2 nhé.

References

Nếu tôi có nhìn được xa hơn, thì cũng nhờ đứng trên vai của những người khổng lồ.

Alchemy – Rory Sutherland
Predictably Irrational – Dan Ariely
The Story of Us – https://waitbutwhy.com/2019/08/story-of-us.html

Do chưa học vẽ tới nơi tới chốn, tôi có sử dụng và bắt chước các illustrations của 2 artists mình rất thích là @wawawiwacomics và @chrishallbeck. Please check them out!